CONDITIONS GENERALES

Article 1 - Champ d'application

Les présentes conditions générales s'appliquent à toutes les relations professionnelles entre le Prestataire et le Client.

Toute dérogation aux présentes conditions doit être acceptée expressément et formulée par écrit par les deux Parties.

En cas de contradiction entre le contenu des présentes conditions générales et la lettre de mission, la lettre de mission prime.

Conformément au droit commun, la mise en cause de la responsabilité du Prestataire ne peut être envisagée que pour des missions dont il est démontré qu'elles ont été acceptées par celui-ci.

Article 2 - Définitions

« Client » : la personne physique ou morale, bénéficiaire des Services.

« Prestataire » : EXPERTIA SRL, dont le siège social est situé à 1060 Bruxelles, chaussée de Charleroi 156, 1060 Saint-Gilles et inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0867.527.319.

« Mission » : l'ensemble des prestations et services que le Prestataire s'engage à réaliser pour le Client, telle que définie dans la lettre de mission signée par les deux parties.

« Convention » : l'ensemble constitué des documents contractuels tels que la lettre de mission et ses éventuelles annexes, les conditions générales, ainsi que toute convention et tout avenant qui pourrait être approuvé par les Parties.

Article 3 – Conclusion de la Convention

La Convention est conclue et prend effet, sauf disposition contraire dans la lettre de mission, au moment où le Prestataire réceptionne la lettre de mission signée par le Client et la contresigne à son tour, sauf si l'exécution de la Mission débute avant cette réception en raison de circonstances particulières à la demande du Client, auquel cas la convention prend effet dès le début de l'exécution de la mission.

Lorsque le Prestataire n'a pas encore réceptionné la lettre de mission signée par le Client, toutes les relations professionnelles entre les parties sont soumises aux présentes conditions générales et par la lettre de mission dont les dispositions sont réputées acceptées entre les Parties, pour autant que ces documents contractuels aient été remis au Client.

Article 4 – Obligations du Client

Le Client s'engage à collaborer scrupuleusement et à fournir au Prestataire et ce, dans les délais utiles et prescrits, les renseignements, pièces et documents nécessaires à l'exécution de la Mission. A défaut, le Prestataire sera dégagé de toute responsabilité quant au respect des délais impartis par les lois et règlements administratifs pour l'exécution des formalités légales, sociales ou autres, rentrant dans l'objet de sa Mission.

Le délai utile correspond à au moins 10 jours ouvrables avant le délai fixé par l'administration, le tribunal ou tout autre instance susceptible d'envoyer des demandes de renseignements ou engager des procédures à l'égard du Client. Le seul non-respect des délais impartis suffit pour décharger le Prestataire de ses obligations sans autre formalité.

Les documents nécessaires pour la tenue de la comptabilité sont à déposer en version « papier » ou sur la plateforme www.yuki.be ou à envoyer par mail en format informatique lisible et acceptable par les logiciels informatiques dont le cabinet dispose.

La Mission ne sera exécutée qu'au regard des informations et documents transmis par le Client. En l'absence de communication d'une information/d'un document utile à la réalisation de la Mission, le prestataire ne pourra être tenu pour responsable des conséquences liées à ce défaut d'information.

Le Client s'engage également à :

• exécuter les travaux qui lui incombent, le cas échéant, conformément à la lettre de mission ;
• porter à la connaissance du Prestataire, en temps utile, toute donnée, événement ou développement susceptible d'influencer l'exécution de la Mission ;
• fournir au Prestataire des informations correctes, précises et actualisées et tout changement ultérieur à celles-ci impliquant une adaptation éventuelle de la Mission du Prestataire, et notamment et sans être exhaustif concernant la modification sensible de sa situation financière, sa trésorerie, ses bénéficiaires effectifs, et ceci, au plus tard dans les 15 jours de la prise de connaissance de ces informations ou de leur changement par le Client ;
• si le Prestataire le lui demande, confirmer par écrit que les documents, renseignements et explications fournis sont justes et complets ; et
• vérifier si les documents et états produits par le Prestataire correspondent à ses attentes et à l'information fournie par lui et, si ce n'est pas le cas, en informer sans délai le Prestataire.

Le Client s'engage à informer sans délai le Prestataire de tout changement de ses coordonnées ou de toute modification concernant ses bénéficiaires effectifs. À défaut, ces changements ne seront pas opposables au Prestataire.

En outre, le Client s'engage également à informer le Prestataire de tout retard de paiement dès la première échéance concernée, qu'il s'agisse d'un paiement dû à l'administration fiscale, sociale, ou à tout autre créancier.

En cas de manquement du Client aux obligations précitées, le Prestataire sera dégagé de toute responsabilité pour le non-respect des délais impartis par les lois, règlements et accords relatifs à l'exécution des formalités fiscales, sociales ou autres obligations incombant au Client.

Article 5 – Obligations du Prestataire

Sous réserve du respect des délais légaux (pour autant que le Client ait respecté toutes ses obligations définies à l'article 4), l'obligation du Prestataire à l'égard de son Client est une obligation de moyens.

Le Prestataire exécute les missions qui lui sont confiées en toute indépendance, et dans le respect des principes de conscience, loyauté et discrétion.

Il veille à ce que les services soient prestés conformément aux normes déontologiques et autres normes professionnelles de l'ITAA, tout en tenant compte de la législation et de la réglementation applicables en vigueur lors de l'exécution de la Convention.

L'exécution de la Mission n'est pas – sauf stipulation contraire dans la présente lettre de mission – spécifiquement orientée vers la découverte de fraude éventuelle.

Le Prestataire n'est pas obligé de contrôler l'exactitude et l'exhaustivité des montants qui lui sont transmis par le Client ou un de ses préposés, ni de vérifier la fiabilité des actes, contrats, inventaires, factures et pièces probantes de toute nature qui lui sont confiées ou présentées par le Client comme étant des pièces irréfutables ou des pièces devant servir comme telles. Si le Client souhaite confier cette mission au Prestataire, celui-ci devra expressément être repris dans le descriptif de la mission et impliquera un coût complémentaire.

Le Client accepte que le Prestataire fasse appel, pour mener à bien sa mission, à quelques sous-traitants que ce soit, ou collaborateurs.

Excepté en ce qui concerne les délais légaux, sous réserve de l'article 4 dans le chef du Client, l'obligation prise par le Prestataire à l'égard de son Client consiste en une obligation de moyen et non pas de résultat.

Article 6 – Responsabilité

Article 6.1 - Limitation de responsabilité

Le Prestataire s'engage à fournir des services conformément aux normes déontologiques et autres normes professionnelles de l'ITAA, en tenant compte de la législation et de la réglementation applicables en vigueur lors de l'exécution des missions.

Le Prestataire ne pourra être tenu responsable des conséquences d'éventuelles modifications ultérieures, le cas échéant, avec effet rétroactif, de ces dispositions légales et réglementaires.

En outre, le Prestataire ne peut être tenu responsable des fautes et erreurs professionnelles qui auraient été commises par quiconque avant l'entrée en vigueur de la lettre de mission.

Conformément au droit commun, la responsabilité du Prestataire ne peut être recherchée que pour des missions dont il est démontré qu'elles ont été acceptées par lui.

Le Prestataire et le Client doivent également, dans la mesure du possible, se communiquer par écrit leurs objections, remarques, recommandations et conseils.

À l'exception des fautes intentionnelles ou fautes graves, dont la couverture est exclue par le contrat d'assurance professionnelle ou lors de l'accomplissement des missions spéciales réservées aux réviseurs d'entreprises et experts-comptables certifiés en vertu de la loi, les dispositions légales en matière de responsabilité extracontractuelle ne sont pas applicables entre parties pour la réparation d'un dommage causé par l'inexécution de la Mission. Cette exclusion de l'application des dispositions légales en matière de responsabilité extracontractuelle peut également être invoquée par les auxiliaires du Prestataire.

La responsabilité du Prestataire est limitée aux montants couverts par son contrat d'assurance professionnelle, sauf :

• en cas de faute intentionnelle ;
• en cas de faute grave, lorsque la couverture est exclue par le contrat d'assurance professionnelle ; ou
• lors de l'exécution de missions spéciales réservées aux réviseurs d'entreprises et experts-comptables certifiés en vertu de la loi.

En aucun cas, le Prestataire ne pourra être tenu pour responsable de l'absence d'un conseil concernant l'état financier et/ou la solvabilité du Client, à moins que cela ne fasse spécifiquement partie de la mission confiée. Dans ce cas, le Client sera tenu d'une obligation de transparence et de communication, sans délai, de tout document qu'il reçoit concernant d'éventuelles poursuites ou revendications de ses débiteurs.

Article 6.2 - Assurance du Prestataire

Le Prestataire a souscrit un contrat d'assurance couvrant sa responsabilité civile professionnelle auprès de l'assureur MARSH SA, tel qu'approuvé par le Conseil d'ITAA.

Les limitations de responsabilité mentionnées à l'article 6.1 s'appliquent également aux revendications qui seraient dirigées du chef de l'exécution de la Mission contre toutes les personnes, associés, dirigeants et/ou collaborateurs indépendants, qui ont la qualité d'assuré au sens du contrat d'assurance.

Dans le cas où plusieurs incidents de dommages résulteraient d'une même faute, ceux-ci sont considérés comme ne constituant qu'un seul cas de responsabilité, et la responsabilité sera alors limitée au montant le plus élevé de ceux s'appliquant aux missions ou aux conventions concernées.

Sauf disposition légale impérative contraire, les dommages résultant (a) d'une perte de profit, de goodwill, d'opportunités commerciales ou d'économies ou avantages escomptés, (b) de la perte ou de la corruption de données, (c) de pertes ou dommages indirects, ne donneront lieu à aucune indemnisation.

Article 7 – Secret professionnel et prévention du blanchiment de capitaux

Le Prestataire, ainsi que ses mandataires ou ses employés, s'engagent à respecter le secret professionnel dans le cadre des missions qui leur sont confiées.

Toutefois, en vertu de la législation relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation des espèces, le Prestataire est délié de son obligation de secret professionnel dans les cas prévus par la législation.

Le Client reconnait que le Prestataire est soumis à ladite législation et s'engage à lui fournir, dans les délais requis, toute information et/ou document nécessaire pour permettre au Prestataire de se conformer à ces exigences légales.

Article 8 – Honoraires, facturation et payement

Les honoraires et frais sont déterminés conformément aux termes énoncés dans la lettre de mission, dont les présentes conditions générales font partie intégrante.

Le Prestataire émettra une note d'honoraires mensuelle ou trimestrielle pour les prestations susmentionnées, qu'il adressera au Client au début de mois/trimestre.

En cas d'absence de prestations (par exemple, en cas de changement de comptable dans les délais de notification requis), les honoraires provisionnels seront remboursés au Client.

Pour toute demande urgente devant être réalisée dans un délai de 48 heures, les taux horaires seront majorés de 50,00 EUR/heure.

Le Prestataire peut demander un ou plusieurs acomptes. Ces acomptes sont portés en compte dans l'état final des frais et honoraires.

Toutes les factures sont payables sans escompte dans un délai de 15 jours civils à compter du jour suivant la date d'envoi de la facture, et doivent être réglées sur le compte en banque indiqué sur la facture. Les factures seront envoyées sous format électronique au Client, à moins qu'une demande expresse de version papier ne soit formulée par ce dernier.

Toute contestation des honoraires et/ou frais réclamés doit être adressée par écrit au Prestataire dans un délai de 15 jours civils à compter du jour qui suit la date d'envoi de la facture. À défaut de contestation dans ce délai, la créance non contestée sera considérée comme définitive et son montant sera réputé dû.

En cas de non-paiement d'une facture à son échéance, des intérêts moratoires seront appliqués, au taux de 12,00% par an, ainsi qu'un intérêt judiciaire au même taux. Le calcul des intérêts prend cours dès l'échéance de la facture et sans mise en demeure. Le refus de paiement amiable dans les délais entraînera, en outre, l'application d'une indemnité forfaitaire égale à 15% des montants dus, avec un minimum de 150,00 EUR.

En cas de retard de paiement, le montant de la facture sera automatiquement majoré, sans qu'aucune mise en demeure ne soit nécessaire, de frais administratifs forfaitaires fixés à 0,00 € pour le premier rappel et à 7,50 € le second rappel.

Toute facture non payée dans le délai fixé ci-dessus, après un premier rappel (par e-mail ou par courrier simple), entrainera la suspension immédiate, sans mise en demeure préalable, de l'ensemble des interventions et des responsabilités du Prestataire.

En cas de non-paiement des honoraires, le Prestataire sera dégagé de toute responsabilité concernant le non-respect des délais impartis par les lois, règlements et accord pour l'exécution des formalités fiscales, sociales ou autres obligations qui lui incomberaient sous le couvert de sa Mission. Tous les frais et les charges (en ce compris les amendes et indemnités) résultant de la suspension ou du report sont à la charge du Client.

Article 9 – Adaptation des honoraires

Les honoraires sont adaptés automatiquement chaque année, le 1er janvier.

Article 10 – Lieu d'exécution de la mission

Les pièces, livres et documents peuvent être déplacés et conservés par le Prestataire pendant la durée nécessaire à l'exécution de sa (ou ses) Mission(s).

Le Client peut les détenir le temps nécessaire à l'exécution de sa (ses) Mission(s).

Le Client reste en droit de consulter ces documents, soit personnellement, soit par l'intermédiaire d'un (de) préposé(s) ou d'un (de) mandataire(s) porteur(s) d'une procuration écrite, à condition que ces pièces, livres et documents soient la propriété du Client.

Dans le cas où des documents seraient envoyés au Prestataire, l'envoi et le transport se font aux risques et périls du Client. Le Prestataire ne peut être tenu responsable d'une quelconque manière pour perte, dommage ou destruction de documents ou autres objets lui sont confiés et qui seraient le résultat d'éléments qui échappent à son contrôle tel que l'incendie, le vol, le cas de force majeure, etc. Cette énumération est donnée à titre indicatif et n'est pas exhaustive.

Article 11 – Conservation des pièces et transmission des informations nécessaires à la réalisation de la mission

Il incombe au Client de conserver les pièces et documents comptables qui lui sont remis par le prestataire durant les délais légaux et réglementaires.

Le Client s'engage en outre à communiquer tout document nécessaire ou utile à la réalisation de sa Mission par le Prestataire dans les plus brefs délais. Le Client doit, au minimum, accorder au Prestataire un délai raisonnable de 10 jours ouvrables pour fournir ces documents. À défaut, le Prestataire pourra facturer un supplément de 15% (avec un minimum de 100,00 EUR) pour les prestations urgentes.

Article 12 – Manquement à ses obligations par l'une des Parties

Les Parties reconnaissent devoir mettre en œuvre la meilleure diligence en vue de la réalisation de la Mission.

En cas de manquement, la Partie qui s'estime lésée ou en droit de réclamer la réalisation de ses obligations par l'autre Partie, devra adresser un courrier recommandé à l'autre Partie, pour que celle-ci s'exécute endéans les 8 jours à compter de l'envoi du courrier, ce délai étant prolongé proportionnellement à la période de congés du Prestataire.

Si les manquements persistent après mise en demeure par courrier recommandé, la Partie pourra considérer que l'exécution de la Convention est devenue impossible et constater la résolution de la convention aux torts de l'autre Partie.

Tout manquement n'implique pas la suspension de l'exigibilité des factures précédemment établies et qui ne présentent pas de lien avec le manquement dénoncé.

Article 13 - Missions récurrentes

Article 13.1 - Définition

Sont considérées comme « missions récurrentes », toutes les missions présentant un caractère répétitif et qui ne répondent pas à la définition visée à l'article 14.1.

Article 13.2 - Durée et fin de la lettre de mission

Sauf clause contraire dans la lettre de mission, la Convention portant sur une mission récurrente est conclue pour une durée indéterminée.

Les Parties peuvent y mettre fin à tout moment, moyennant l'envoi d'un courrier électronique et tenant compte des modalités ci-après. La résiliation par le Client peut être effectuée par un successeur dûment mandaté à cet effet par le Client.

Il est expressément convenu qu'aucune résiliation de la Convention ne pourra être fondée sur le seul remplacement du responsable de l'exécution de la Mission.

Le Prestataire demeure en droit de percevoir, en toutes circonstances, les honoraires et frais afférents aux prestations déjà exécutées jusqu'à la date de la résiliation.

Sauf en cas de cessation immédiate pour raison déterminée conformément aux articles 15.1 et 15.2 ci-dessous, si le Prestataire met fin à la Convention, il devra respecter un délai de préavis de trois mois. Ce délai de préavis pourra être remplacé, d'un commun accord entre les Parties, par une indemnité forfaitaire de rupture égale à 25 % des honoraires habituellement perçus par le Prestataire pour un exercice comptable complet ou, le cas échéant, pour une année calendrier.

Sauf en cas de cessation immédiate pour raison déterminée conformément à l'article 15.3 ci-dessous, si le Client met fin à la Convention, il devra verser une indemnité forfaitaire de rupture égale à 25 % des honoraires correspondant aux prestations habituellement réalisées par le Prestataire pour un exercice comptable complet ou, le cas échéant, une année calendrier. Cette indemnité pourra, d'un commun accord entre les Parties, être remplacée par un délai de préavis de trois mois.

Durant la période de préavis, les prescriptions de la lettre de mission et les présentes conditions générales demeurent pleinement applicables.

Sauf décision contraire des Parties, la résiliation de la lettre de mission, même avec le respect d'un délai de préavis, engendre l'arrêt immédiat des prestations du Prestataire pour l'établissement des comptes annuels de l'exercice précédant la date de résiliation.

Article 14 - Missions non récurrentes

Article 14.1 - Définition

Les missions non récurrentes sont des missions ponctuelles et non répétitives, dont la réalisation met un terme à la mission.

Article 14.2 - Durée et fin de la convention

Sauf preuve contraire, la Convention portant sur une mission non récurrente est réputée conclue pour une durée déterminée.

Elle prend fin dès l'exécution complète de la mission et, le cas échéant, par la livraison des prestations convenues, conformément à la nature de la mission.

Conformément à l'article 1794 du Code civil et, le cas échéant, par dérogation à l'article 2004 du Code civil, le Client a la faculté de mettre fin à la Convention de manière anticipée, sous réserve du paiement par le Client au Prestataire :

• des frais et honoraires correspondant aux travaux déjà réalisés ;
• de tout ce que le Prestataire aurait pu percevoir si la mission avait été intégralement réalisée.

Cette indemnité est calculée sur la base des prestations réellement effectuées, avec un montant minimum équivalent à 25 % des honoraires qui auraient été dus en cas d'exécution intégrale de la mission.

Article 14.3 - Suivi

A l'issue de la Convention, tous les livres et documents appartenant au Client seront remis à ce dernier ou à son mandataire, moyennant la rédaction d'un inventaire daté et signé en autant d'exemplaires originaux que de Parties.

Cette remise implique :

• le retrait immédiat de tout mandat décerné pour le dépôt des déclarations fiscales IPP, ISOC, TVA, dépôt des comptes annuels ou représentation (tel que le mandat électronique d'accès au registre UBO, …)
• l'obligation pour le Client de récupérer sans délai toutes ses pièces comptables détenues par le Prestataire.

Article 15 – Cessation immédiate pour raison(s) déterminée(s)

Article 15.1 - Causes de résiliation immédiate par le Prestataire

Le Prestataire se réserve le droit de mettre fin à la convention, sans préavis ni indemnité, à tout moment, dans les cas suivants, rendant la poursuite de la collaboration professionnelle impossible :

• lorsque des circonstances mettent en péril l'indépendance du Prestataire ;
• lorsque des circonstances rendent impossible l'exécution de la Mission, conformément aux normes professionnelles et déontologiques ;
• en cas de manquement(s) manifeste(s) du Client à ses propres obligations, telles que décrites dans l'article 4 ;
• en cas de procédure d'insolvabilité, de dissolution, de règlement collectif de dettes ou d'incapacité manifeste du Client.

Les raisons qui justifient la cessation immédiate de la Convention doivent être communiquées au Client.

Selon les circonstances, le Prestataire pourra, avant de mettre fin à la Convention, adresser un avertissement ou une mise en demeure au Client.

Lors de la réalisation de la Convention, le Prestataire informera le Client des actes juridiques urgents et nécessaires à la sauvegarde de ses droits qui doivent être accomplis, et pour lesquels le Prestataire avait été mandaté.

Article 15.2 - Résolution de la convention en cas de faillite ou décès du Client

En cas de faillite ou décès du Client, la Convention est résolue de plein droit.

En cas de décès du Client, lorsqu'il s'agit d'une personne physique, les missions sont résolues de plein droit. Toutefois, ces missions peuvent être reprises, dans le cadre des obligations du défunt, sous réserve d'une confirmation écrite de tous les héritiers.

Article 15.3 - Résiliation immédiate par le Client pour défaut d'exécution du Prestataire

Le Client peut mettre fin à la Convention à tout moment, sans préavis et sans indemnité, en cas de défaut manifeste du Prestataire à ses obligations, telles que décrites à l'article 5.

Dans tous les cas, cette résiliation devra être précédée d'une mise en demeure écrite adressée au Prestataire.

Article 16 - Suspension de l'exécution des obligations

En cas d'inexécution, de mauvaise exécution ou d'exécution tardive, par le Client, d'une ou de plusieurs de ses obligations, telles que le non-paiement des honoraires, provisions ou acompte(s), le Prestataire est en droit de suspendre ou de différer l'exécution de ses obligations jusqu'à ce que le Client ait satisfait aux siennes.

Le Prestataire en informe le Client par écrit.

La suspension de l'exécution des obligations du Prestataire est précédée d'une mise en demeure préalable.

Si, pendant la période de suspension ou de report de l'exécution, des travaux urgents et nécessaires pour la sauvegarde des droits du Client doivent être réalisés dans un délai de trois mois, et pour lesquels le Prestataire avait reçu mission, il le signale au Client.

Tous les frais et les charges, en ce compris les amendes et indemnités, résultant de la suspension ou du report de l'exécution, sont à la charge du Client.

Le Prestataire aura droit, en toutes circonstances, au paiement des honoraires et frais relatifs aux prestations déjà exécutées.

Article 17 - Interdiction de démarchage

Pendant toute la durée de la Convention, et pour une période de 12 mois après la fin de celle-ci, quelle qu'en soit la raison, le Client et le Prestataire s'engagent expressément à ne pas recruter, directement ou indirectement, un membre du personnel ou collaborateur indépendant de l'autre Partie impliqué dans l'exécution de la Convention, ni à leur faire exécuter des travaux, directement ou indirectement (notamment par l'intermédiaire d'une personne morale), sauf accord écrit préalable entre les Parties.

Toute infraction à cette interdiction donnera lieu à une indemnité forfaitaire d'un montant de 10 000,00 EUR.

Article 18 - Vie privée – Traitement des données

Le Client reconnaît avoir été informé que ses données personnelles sont collectées et traitées par le Prestataire pour les besoins de la gestion contractuelle et administrative de son dossier, dans le respect des législations applicables et imposées au Prestataire et pour l'exécution des missions convenues entre les Parties, en accord avec le règlement GDPR annexé.

Article 19 – Contentieux

Les présentes conditions prévalent sur toutes autres conditions générales. Elles prévalent notamment sur d'éventuelles conditions générales du Client.

En cas de différend, les parties sont invitées à envisager un mode alternatif de règlement des conflits.

Les parties devront, dans un premier temps, soumettre l'objet de leurs différends par écrit.

Tout litige relatif à la mise en œuvre, l'interprétation ou la résiliation des présentes sera soumis à la compétence exclusive du Juge de paix du siège social du prestataire, ainsi que des cours et tribunaux de Bruxelles, statuant en langue française et conformément au droit belge. Les frais et dépens engendrés par la procédure seront mis à charge du Client.

Les contestations relatives aux frais et honoraires peuvent être soumises à la Commission d'arbitrage de l'Institut, qui se prononce par décision définitive rendue en premier et dernier ressort, sans frais de procédure.